Räkna ut fraktkostnad per order

Fraktkostnad per order: vad det är och varför du bör räkna på det

Fraktkostnad per order är summan av kostnaderna för att få en enskild order från lager till kund – transport, emballage och andra försändelserelaterade poster – delad med antalet order under samma period. I logistiksammanhang mäts samma sak ofta som fraktkostnad per försändelse, ett av de viktigaste transportnyckeltalen att ha på instrumentpanelen.

En order kan bli flera försändelser om varorna skickas separat. Delar du totala fraktkostnader med antalet order blir talet därför lägre än om du delar med antalet försändelser. Välj enhet – order eller försändelse – och använd samma enhet i täljare och nämnare, annars går talet inte att jämföra över tid.

Räkningen är ett styrverktyg: enligt Cargoson gör uppföljning av fraktnyckeltal det möjligt att hitta flaskhalsar, sänka kostnader och förbättra servicenivåer i ett nätverk med flera transportörer. Nyckeltalet ger också underlag för prissättning, eftersom du kan jämföra din interna kostnad per order med det fraktbelopp du tar betalt av kunden.

Fördelar och nackdelar med att räkna fraktkostnad per order

Kostnadsposterna som bygger fraktkostnaden per order

Den direkta fraktkostnaden är transportörens faktura för själva försändelsen. Den varierar vanligen med vikt eller volym, avstånd, val av tjänst – till exempel hemleverans eller utlämningsställe – och med avtalet du har med transportören.

Emballaget ingår i försändelsens kostnad. Enligt beräkningsmodellen för logistikkostnader i Rosenqvist (2019) består transaktionskostnaden av kostnaden för emballaget som alla artiklar fraktas på. I praktiken handlar det om kartong, fyllnadsmaterial, tejp, etiketter och eventuella lastbärare – poster som ofta glöms bort när frakten bara mäts som transportfakturan.

Utöver transport och emballage tillkommer kostnader för att ta emot betalningen: avgifter till betalväxel och kortinlösen, och i vissa upplägg start- eller månadsavgifter. De bokförs lätt på ett annat konto än frakten, men hör till samma order och bör räknas med om måttet ska visa vad en order faktiskt kostar att få ut.

Därtill kommer hanteringskostnaden – plock, pack och administration – samt returhantering. Returer lämnas oftast utanför kalkylen, trots att en returnerad order innebär både en fraktkostnad ut och en tillbaka.

Fraktkostnad per order – huvudkostnadsposter

Så räknar du ut fraktkostnaden per order steg för steg

Steg 1: bestäm period och enhet. En kalendermånad fungerar bra eftersom transportörsfakturorna då hinner bli klara. Räkna per order eller per försändelse – och håll dig till valet.

Steg 2: summera periodens direkta fraktkostnader från transportörernas fakturor. Använder du flera transportörer summerar du alla fakturor, men bokför dem samtidigt per transportör så att du kan jämföra dem separat senare.

Steg 3: lägg till transaktionskostnaden, som enligt Rosenqvist (2019) består av kostnaden för emballaget som alla artiklar fraktas på. Lägg även till betalväxel- och kortinlösningsavgifter om du vill få fram en fullständig orderkostnad, men bokför dem separat så att emballaget inte räknas två gånger.

Steg 4: dividera summan med antalet order i samma period: fraktkostnad per order = (fraktkostnader + transaktionskostnader + eventuella betalningsavgifter) / antal order. Här avser transaktionskostnader emballaget enligt Rosenqvists modell. Vill du i stället följa fraktkostnad per försändelse byter du ut nämnaren mot antalet försändelser.

Steg 5: dela upp genomsnittet per transportör, viktklass eller geografiskt område. Ett enda snittvärde döljer att tunga eller skrymmande order kan kosta flera gånger mer än lätta – och det är i de segmenten besparingsåtgärderna finns.

Räkneexempel: fraktkostnad för en order

Exemplet är illustrativt och räknat med egna siffror. Under en månad har webbshoppen 200 order. Transportörsfakturorna summerar till 10 000 kr, transaktionskostnaden i form av emballage (kartonger, fyllnad, tejp, etiketter) kostar 1 500 kr och avgifterna till betalväxel och kortinlösen uppgår till 600 kr.

Summan blir 10 000 + 1 500 + 600 = 12 100 kr. Dividerat med 200 order ger det 60,50 kr per order. Det är den interna fraktkostnaden per order – inte samma sak som det fraktbelopp kunden betalar.

Snittet döljer skillnader. Om 50 av ordrarna stod för 6 000 kr av fraktkostnaden och de övriga 150 för 4 000 kr, kostar de tunga ordrarna 120 kr per order medan de lätta kostar cirka 26,67 kr per order. Skickades de 50 tunga ordrarna dessutom som två försändelser var – 100 försändelser – blir fraktkostnaden per försändelse i det segmentet 60 kr, jämfört med 120 kr per order. Samma underliggande kostnad, olika nyckeltal beroende på vald enhet.

Momsens roll när du räknar på frakt

Vid försäljning till privatpersoner i Sverige gäller svenska momssatser. Du lägger på moms på hela köpbeloppet inklusive fraktkostnad, och frakten beskattas med samma momssats som varan om ordern innehåller en enda vara – eller med den högsta momssatsen om paketet innehåller varor med olika momssatser. Momssatserna är 25 %, 12 % eller 6 % beroende på varutyp.

Det påverkar vilket tal du räknar på. Fraktkostnaden per order som du använder internt bör vara konsekvent definierad avseende moms, medan kundpriset för frakten är det belopp kunden ser inklusive moms. Blanda inte ihop de två talen när du bedömer om fraktintäkten täcker fraktkostnaden.

Orderbekräftelsen måste innehålla de uppgifter som krävs enligt momslagen, inklusive momssats och momsbelopp. Du behöver momsregistrera dig om omsättningen överstiger 120 000 kr per beskattningsår (från och med 1 januari 2025, höjt från 80 000 kr).

Säljer du till privatpersoner i andra EU-länder gäller mottagarlandets momssats när den samlade distansförsäljningen överstiger tröskelvärdet 10 000 EUR (cirka 115 000 SEK) per år. Tröskelvärdet gäller summan till alla EU-länder, inte per land. Du kan då registrera dig för One Stop Shop (OSS) i Sverige och redovisa all EU-försäljning via en enda kvartalsdeklaration till Skatteverket i stället för att momsregistrera dig i varje land.

Följ upp fraktkostnad per order som nyckeltal

Fraktkostnad per order eller försändelse blir användbart först när det följs över tid med samma definition. Mät värdet per månad och bryt ner det per transportör, avsändningsort eller viktklass. Det är i avvikelserna – en transportör vars snitt stiger medan de andra ligger stilla, ett segment där emballagekostnaden skenar – som flaskhalsarna syns.

Kombinera kostnadsmåttet med ett servicemått. Leveranser i tid (OTD) beräknas som (antal försändelser levererade i tid / totalt antal försändelser) × 100 %, och speglar servicetillförlitlighet och kundnöjdhet. Enligt de branschriktmärken som Cargoson redovisar anses en leveransprecision på 95 % eller högre vara utmärkt, och stora återförsäljare förväntar sig ofta 95–98 %.

Lägg kostnad och leveransprecision sida vid sida: en sänkt fraktkostnad per order som samtidigt sänker OTD är ingen besparing. För medelstora och stora avsändare med många transportörer och fler dagliga försändelser än vad som kan hanteras manuellt blir uppföljningen praktiskt genomförbar först med ett system som synkroniserar data, till exempel ett ERP- eller transporthanteringssystem.

Praktiska sätt att sänka fraktkostnaden per order

Effektivisera order- och lagerhanteringen. System som integrerar WMS för lager, plockning och packning med externa system automatiserar lager- och logistikprocesser och ger dessutom automatiska lagersaldon.

Se över valet av fraktalternativ och logistikpartner. Margretelundsmöbler beskriver till exempel att de samarbetar med DPD NL, PostNord, DHL och Bring och redovisar leveranstider och fraktalternativ till kund. Att ha fler än en transportör att jämföra mot gör att du kan styra volymer till det alternativ som ger lägst kostnad för just den vikt- och avståndsklassen.

Erbjud upphämtning i butik. I Hööks katalog från 2018 kunde en order levereras på två sätt – Hööks-butik eller PostNord-ombud – och vid hämtning i butik var frakten gratis för kunden. Notera skillnaden mellan kundpris och intern kostnad: att kunden inte betalar frakt sänker inte din fraktkostnad per order, men butiksleveransen tar bort transportörens utkörningsled och kan därför sänka den.

Gå igenom de poster som inte är transport: emballagets konstruktion så att samma order går i färre och mindre paket, avtal för betalväxel och kortinlösen, samt hur returer hanteras. Var och en av dessa poster ingår i fraktkostnaden per order och slår därför direkt mot nyckeltalet.

Praktiska åtgärder för att sänka fraktkostnaden per order