Så sätter du leveranstider och cutoff-tider

Utgå från ditt orderflöde när du sätter tider

Ett typiskt orderflöde: kunden slutför köpet i kassan, ordern registreras i e-handelsplattformen, orderbekräftelse skickas, ordern plockas och packas, fraktsedel eller adressetikett skrivs ut och kollit lämnas till transportören eller hämtas av den. Därefter går skickat-meddelandet ut, ofta med spårningsnummer. Cutoff-tiden måste därför utgå från punkten där du faktiskt kan plocka och packa ordern – inte från ett visst klockslag.

I en tråd på Ehandels forum beskriver en deltagare samma grundflöde: köp, bekräftelsemail till kunden, packning av produkten och sedan ett mail om att produkten är skickad, med fakturan beroende på betallösning. Stegen – orderregistrering, betalkontroll, plock, pack och avlämning – avgör hur tidig cutoffen måste vara, eftersom varje steg tar tid innan paketet lämnar lokalen.

Bestäm var sista avlämningen sker: hos ombud, i paketskåpsterminal eller vid bokad hämtning hos dig. Ordrar med manuell hantering – kontroll av adress, betalning eller delade leveranser – bör inte ha samma cutoff som enkla standardordrar, eftersom de annars kan tränga ut ordrar du hinner skicka i tid.

Matcha leveranstiden mot olika leveranssätt

Hemleverans, utlämningsställe, paketskåp och butikshämtning har olika förutsättningar och tider att lova. Clas Ohlson anger på sin sida om leveransalternativ fraktkostnad 49 kr, 2–4 arbetsdagars leveranstid, fri frakt från 999 kr och leverans till valfritt PostNord-skåp. Hemköp beskriver sin e-handel som ett val mellan hemkörning och att hämta varorna i butik. Skillnaden: butikshämtning styrs av butikens bemanning och öppettider, medan skåpleverans styrs av transportörens utkörnings- och aviseringstider.

Fraktkostnaden och tröskeln för fri frakt påverkar vad du kan lova. En fri frakt-gräns får ofta kunder att samla ihop ordern för att nå gränsen, vilket flyttar ordertoppar till sena kvällar och helger – då ingen plockar. Vill du styra kunderna mot ett billigare leveranssätt behöver det alternativet en egen, tydligt kommunicerad leveranstid, så att kunden inte jämför äpplen med päron i kassan.

Eftersom leveranssätten skiljer sig i tid och kostnad bör varje alternativ i kassan ha egen uppskattad leveranstid och egen cutoff. Det är enklare att hålla ett löfte per leveranssätt än ett gemensamt löfte för allt.

Jämförelse mellan leveransalternativ i Sverige

Bestäm cutoff före sista transportavgång

Börja bakifrån: ta reda på när transportören har sista inlämning hos ditt ombud, eller när bokad hämtning hos dig tidigast respektive senast kan ske. Dra av tiden för plock, pack, etikett och överlämning – inklusive eventuell körning till ombudet. Det som återstår är när ordern senast måste vara lagd för att gå med samma dags avgång.

Lägg in marginal för det som kan gå fel: order med många rader, slutvara som behöver bytas, betalning som inte bekräftas direkt eller extra kontroll av faktura- eller efterkravsordrar innan de släpps. Kommunicera cutoffen som klockslag med veckodag, och var tydlig med att den gäller vardagar och att senare ordrar skickas nästa vardag.

Om betallösningen kräver kredit- eller betalkontroll innan ordern får packas bör kontrollen ligga före cutoffen, inte efter. Annars passerar en del ordrar cutoffen i systemet men hinner ändå inte med dagens avgång – och kunden får ett löfte du inte kan hålla.

Så kan du korta leveranstiden utan att lova för mycket

Zalando anger 1–2 vardagars leveranstid på de flesta varor som skickas av Zalando och kopplar den kortare tiden till att ha rätt varor nära kunden. Samma logik fungerar i mindre skala: lager eller tredjepartslogistik nära de kunder du levererar mest till kortar transporttiden, och butikslager för hämtning eller lokal utkörning kortar den ytterligare.

För att 1–2 vardagar ska hålla krävs prioritering i plocket, till exempel egna plockrundor för snabba leveranser och att de ordrarna plockas före standardordrar samma dag. Tiderna måste spegla faktisk kapacitet: antal plockare, paket per timme och tillgång på emballage sätter taket för hur många ordrar som kan gå samma dag. Vid kampanjer och säsongstoppar är det rimligare att tillfälligt förlänga den utlovade tiden än att behålla ett löfte verksamheten inte klarar.

Prioritering av leveranssätt baserat på effektivitet och kostnad

Kommunicera cutoff och leveranstid i kassan och orderbekräftelsen

På produktsidan hör leveranssätt, uppskattad leveranstid, fraktkostnad och cutoff hemma, så kunden kan bedöma om ordern hinner fram innan den läggs i varukorgen. I kassan bör uppskattningen uppdateras när kunden byter leveranssätt, och cutoffen visas för det valda alternativet – till exempel att en order före ett visst klockslag en vardag skickas samma dag, medan senare ordrar skickas nästa vardag.

Orderbekräftelsen är rätt plats att upprepa vad som beställts, leveranssätt, adress och när ordern beräknas skickas. När paketet lämnar dig går skickat-meddelandet ut med spårningsuppgifter; PostNord låter till exempel kunder logga in med sin e-post för att se status på sina försändelser, vilket gör det naturligt att hänvisa till transportörens spårningsvy i stället för att bygga en egen.

Se till att samma uppgifter finns på alla fyra ställena: produktsida, kassa, orderbekräftelse och spårning. Om cutoffen ändras tillfälligt, till exempel inför en helg, måste ändringen slå igenom på alla platser samtidigt – annars får kunden olika besked beroende på var den läser.

Följ upp och justera tiderna efter verkligheten

Mät utlovad tid mot faktisk tid: logga när ordern kom in, skickades och nådde kunden, och följ andelen ordrar som missade cutoffen respektive levererades inom utlovat intervall. Siffrorna visar om det är plocket, avlämningen till transportören eller transporttiden som är den trånga sektorn.

Justera cutoffen eller leveranslöftet när förutsättningarna ändras: vid säsongstoppar, byte av ombud, skåp eller logistikpartner, eller när orderflödet förändras genom nya betal- eller leveranssätt. Ändra tiderna på alla ställen de visas och kontrollera efter ett par veckor att den nya tiden håller – annars är det cutoffen, inte kundens förväntan, som behöver flyttas igen.