Så integrerar du spårning från transportör till kassa

Spårning från transportör till kassa – så hänger det ihop

Spårning från transportör till kassa innebär att bokning, spårningsnummer och status flyttas från transportörens system till ordern och vidare till kassan eller POS-systemet. DHL säger att kunder vill styra köp, leverans och returer; myDHLFreight samlar bokning, fraktkostnadsberäkning och spårning dygnet runt.

När order, leverans och kassa går i samma flöde minskar manuella steg. Shipit lyfter att e-handlare kan hantera alla fraktbolag i ett system, och ett kundcitat pekar på minskad administration och smidigare kundupplevelse. Specter beskriver att ett molnbaserat kassasystem kan integreras med webbshop och lagerhantering – en förutsättning för att status ska nå kassan.

Steg-för-steg: Integrering av spårning från transportör till kassa

Kartlägg order- och leveransflödet innan du integrerar

Kartlägg först var ordern skapas, var fraktvalet görs och var status ska visas. DHL:s fraktverktyg listar funktioner som att beräkna pris, söka utlämningsställe, välja produkt, skapa sändning, boka upphämtning, skriva ut etiketter och andra dokument samt spåra. Var i kedjan momenten utförs avgör vilken integrationspunkt du behöver.

Hos transportören krävs ofta avtal och kundnummer. DHL beskriver steg 1: registrera företag med organisationsnummer, kontaktuppgifter och transportbehov, få prisförslag och därefter kundnummer och välkomstbrev. Steg 2 är inloggning i myDHLFreight, där transporter bokas, fraktkostnader beräknas och gods spåras dygnet runt.

I e-handeln gäller det att visa relevanta leveransmetoder i kassan. Shipit beskriver att e-handlare kan välja vilka leveransmetoder som visas utifrån kundernas efterfrågan. Kassasystemet måste kunna bära fraktval, spårningsnummer och status; Specter anger att systemet hanterar order, inköp och lagerhantering och kan integreras med webbshop.

Fördelar med automatiserad spårning från transportör till kassa

Välj integrationspunkt: API, plugin eller kundportal

Tre vanliga vägar: färdig integration eller plugin för e-handelsplattform och checkout, API för egen koppling, eller transportörens kundportal för manuell hantering. DHL listar integrationsalternativ för e-handelsplattformar, TA-system, checkouts och API:er samt hemleverans. DHL uppger att tjänsterna stöds av de flesta e-handels- och logistikplattformar och kan läggas till i TA-system, e-handelsplattform, checkout eller skräddarsys med API:er.

Valet styrs av befintligt kassasystem och var ordern skapas. Specter anger att kassasystemet kan integreras med e-handelsplattformar, betal- och fraktlösningar samt ekonomisystem. Shipit beskriver att e-handlare kan hantera alla fraktbolag i ett system – relevant vid flera transportörer.

En kundportal kan vara komplement eller startpunkt. DHL:s myDHLFreight samlar bokning, fraktkostnadsberäkning och spårning dygnet runt. Webbhuset beskriver att en kundportal för transport och logistik ofta samlar bokning, spårning, dokument och fakturor på ett ställe. Kan kassan inte ta emot API-data får portalen hanteras manuellt, men då kvarstår manuella steg.

Få spårningsnummer och status in i ordern

När transportören skapar sändningen genereras spårningsnummer och status. DHL:s fraktverktyg beskriver funktioner som att skapa sändning, skriva ut etiketter och andra dokument samt spåra. För att kassan ska visa samma sak som transportören måste uppgifterna skrivas tillbaka till ordern – inte bara finnas i transportörens portal.

Via en integration kan spårningsnummer, fraktval och leveransstatus föras över till ordern. DHL uppger att de har integrationsalternativ för e-handelsplattformar, checkouts och API:er, och att tjänsterna stöds av de flesta e-handels- och logistikplattformar. Då kan status uppdateras i e-handeln och bli synlig för kundtjänst och kassa.

I kassan behöver ordern visa leveransstatus tillsammans med order- och lagerinformation. Specter beskriver att deras molnbaserade kassasystem integreras med webbshop för lagersynkronisering i realtid, och att onlinebeställningar, lager och uppföljning hanteras i samma system.

Koppla spårningen till kassan och lagerstatus

När spårningsstatus finns i ordern kan kassan använda den för onlinebeställningar, lager och uppföljning. Specter beskriver att deras kassasystem är molnbaserat och innehåller order-, inköps- och lagerhantering, och att det kan integreras med webbshop för lagersynkronisering i realtid. Leveransstatus kan därmed påverka lagersaldo och kundservice.

Kassasystemet är också platsen för försäljning och betalning. Specter anger att ett kassasystem (POS) hanterar försäljning och betalningar i fysisk butik och består av programvara och maskinvara som dator eller surfplatta, kortterminal och kvittoskrivare. I Sverige ska kassasystemet innehålla en certifierad kontrollenhet, vara godkänt enligt Skatteverkets regelverk och finnas med på Skatteverkets lista över godkända kassaregister. Det påverkar vilka system du kan integrera.

Med ett molnbaserat system kan personal arbeta i butik, på lager, på kontor eller hemifrån för att se statistik, uppdatera artikelregister, hantera onlinebeställningar, göra inköp och hålla koll på inventering, enligt Specter. Spårningsdata blir en del av samma underlag som lager och försäljning.

Automatisera kundkommunikation och självbetjäning

Automatiska statusmeddelanden och spårningslänkar förutsätter att spårningsnumret finns i ordern. DHL beskriver att kunder vill styra köp, leverans och returer, och att myDHLFreight samlar bokning, fraktkostnadsberäkning och spårning dygnet runt. Webbhuset beskriver att en kundportal för transport och logistik ofta samlar bokning, spårning, dokument och fakturor på ett ställe.

En kundportal eller statusmeddelanden kan minska frågorna till kundtjänst. Shipit framhåller att lösningen gör det möjligt att hantera alla fraktbolag i ett system, och ett kundcitat lyfter minskad administration och smidigare kundupplevelse. Specter anger att kassasystemet kan integreras med webbshop.

Hantera returer och avvikelser via samma spårning

Returer och avvikelser bör kopplas till samma spårningsstatus som leveransen. DHL framhåller att kunder vill styra över både köp, leverans och eventuella returer. Registreras returen mot ordern kan kassan och lagret uppdatera status utan manuell avläsning i transportörens portal.

Returflödet använder då samma order- och leveransdata som skapades vid bokningen. Shipit beskriver att e-handlare kan hantera alla fraktbolag i ett system. Specter anger att kassasystemet hanterar order, inköp och lagerhantering – de delar som påverkas av en retur.

Testa integrationen och följ upp manuella steg

Testa kontrollpunkterna: att spårningsnummer hamnar i ordern, att statusbyten slår igenom i e-handel och kassa, att etiketter och andra dokument kan skrivas ut från rätt system, och att kundmeddelanden skickas med rätt länk. DHL:s fraktverktyg listar etiketter och andra dokument samt spårning som funktioner, och myDHLFreight medger spårning dygnet runt.

Följ upp hur många moment som fortfarande görs manuellt. Shipit beskriver att e-handlare kan hantera alla fraktbolag i ett system, och ett kundcitat lyfter minskad administration och smidigare kundupplevelse. Specter anger att kassasystemet kan integreras med webbshop för lagersynkronisering i realtid. Kräver något moment fortfarande manuell inmatning har du nästa punkt att automatisera.